Nová doba procurementu: Ako vyzerá obstarávanie v roku 2021

Jednoduché riešenie existuje už na všetko. Zložité a zdĺhavé hľadanie, vyberanie, objednávanie a fakturovanie nakupovaného tovaru a služieb je teraz vďaka SAP Ariba tak jednoduché, ako zadanie donášky jedla cez aplikáciu. 

 

Vďaka novým technológiám a zmene prístupu ľudí prežíva zásadnú zmenu aj procurement. V snahe o dosiahnutie čo najnižších nákupných cien a zefektívnenie nákupného procesu mnoho spoločností opúšťa starý spôsob obstarávania a nákupu a prechádza na nákup prostredníctvom digitálnych obchodných sietí. V nich je výber a vyklikanie firemnej objednávky rovnako jednoduché, ako objednávka donášky jedla cez aplikáciu.

 

Od papierových katalógov cez e-mail až k špeciálnej aplikácii 

Úloha a význam procurementu v procesoch firmy sa v posledných rokoch stali kľúčovými faktormi v efektívnom fungovaní firmy. Dostať sa do tohto strategicky významného bodu nebolo ľahké. Obstarávanie bolo v minulosti časovo náročný a často frustrujúci proces najmä pre firmy, ktoré potrebovali materiál alebo tovar okamžite. Procesy prebiehali decentralizovane, a teda nekoordinovane a bolo tak mimoriadne náročné mať prehľad o kvalite produktov a výhodnejších cenách konkurencie. Podpora procurementu prostredníctvom podnikových informačných systémov výrazne pomohla, no až dnes, pomocou nástrojov, ako sú digitálne obchodné siete, cloudové aplikácie a nástroje na spracovanie veľkých objemov dát, môžu pracovníci procurementu využívať plne digitalizované efektívne riešenie, ktoré im, ako aj ich kolegom, výrazne zjednoduší prácu.

 

SAP Ariba – efektívne firemné obstarávanie

Digitálna obchodná sieť SAP Ariba umožňuje prepojiť požiadavky pracovníkov jednotlivých oddelení so samotným objednávkovým procesom, zabezpečiť digitálne schvaľovanie požiadaviek na nákup, ako aj plne eliminovať používanie papiera v internej komunikácii a v komunikácii s dodávateľmi. Inými slovami, jedno riešenie prepojí všetkých účastníkov procesu od zamestnanca, ktorý zadá požiadavku na nákup, pracovníkov, ktorí túto požiadavku schvaľujú,  pracovníkov nákupu a finančného oddelenia až po jeho dodávateľov.

 

To všetko navyše ušetrí prácu. SAP Ariba predstavuje totiž jednoduchšiu údržbu digitálnych katalógov, automatickú aktualizáciu stavu objednávky na základe potvrdenia dodávateľom, odbúranie kontroly dodávateľských faktúr, ktoré môžu digitálne vstupovať do podnikového informačného systému zvalidované automaticky.

Analýzy, dáta, férová ponuka – toto všetko prinesie SAP Ariba vašej firme

Okrem riadenia objednávkového procesu dokáže SAP Ariba v reálnom čase realizovať nákupné analýzy, poskytovať hodnotenie dodávateľov, ich identifikáciu a oslovenie na výberové konanie, vyhodnotenie dodávateľských ponúk, prípravu, spracovanie a pripomienkovanie zmlúv s dodávateľom a  mnoho ďalšieho. To všetko v rámci jednotného prostredia, ktoré môže byť dostupné všetkým zamestnancom v závislosti od ich oprávnenia.

 

Ak ste na strane kupujúceho, SAP Ariba vám prináša celý rad výhod. Od úspory manuálnej činnosti, automatizácie procesov, zrýchlenia nákupného cyklu, eliminácie papierovej dokumentácie cez jednotný pohľad na dodávateľov, ich vyhľadávanie a hodnotenie až po zvýšenie miery strategických nákupov, obmedzenia „maverick“ nákupov a zvýšenie transparentnosti celého procesu a  „compliance“.   Okrem toho SAP Ariba umožňuje prepojenie na podnikový informačný systém, takže všetky transakcie realizované v rámci SAP Ariba budú evidované aj v účtovnom systéme bez nutnosti duplicitného zadávania dát.

 

 

Navyše, výhody čerpá aj dodávateľ. Zapojenie do digitálnej obchodnej siete mu prináša nielen automatizáciu a zjednodušenie spracovania objednávok od zákazníkov, ale aj vytvorenie nového distribučného kanála. Vďaka nemu môže osloviť väčšiu skupinu zákazníkov bez dodatočných nákladov, ktoré sú bežné pri budovaní nového predajného kanála alebo pri vstupe na nový trh.

 

Nahradí umelá inteligencia pracovníkov procurementu?  

Aj keď takáto digitálna transformácia už prebieha, môžu ju neskôr zintenzívniť nové, vylepšené nástroje, ako sú riešenia pre Internet vecí, robotizácia či nástroje určené na spracovanie veľkých objemov dát alebo umelá inteligencia (AI). Vďaka nim bude možné automatizovať procesy v ešte väčšej miere než doposiaľ. Roboty, ktoré vyťažujú historické dáta o jednotlivých nákupoch a ktoré bude riadiť umelá inteligencia, môžu automatizovane objednávať materiálové položky ešte predtým, než ich skladová zásoba klesne pod bezpečnostnú úroveň. Potrebný materiál bude včas dostupný bez toho, aby viazal priveľa finančných prostriedkov v skladových zásobách.

 

Ako to však ovplyvní pracovníkov v procuremente? Prestanú byť potrební? Práve naopak. Použitie nástrojov ako SAP Ariba ich odbremení od zbytočných manuálnych činností, preto sa budú môcť zamerať viac na zodpovednejšie úlohy, ktoré budú mať pre organizáciu strategický význam. Takže okrem pokračujúceho znižovania nákladov a zvyšovania efektivity procesov vďaka spolupráci a prepojeniu zamestnancov, zákazníkov a dodávateľov v rámci digitálnych obchodných sietí, ako aj vďaka väčšiemu zameraniu pracovníkov procurementu na strategické činnosti s vyššou pridanou hodnotou, bude význam nákupných oddelení pre plnenie cieľov organizácie ďalej rásť.

 

SAP Ariba je jednoduché riešenie komplikovaných a zdĺhavých procesov procurementu. V jednej aplikácii si firma vykliká objednávku, sprocesuje ju, vyhlási tender či porovná ceny konkurencie. SAP Ariba je pre firmu garanciou transparentnosti a férovosti obchodných podmienok, vďaka čomu sa zvyšuje kvalita trhu. Pravidelné analýzy, vysoká miera automatizácie a zefektívnenie celého procesu majú pre firmu kľúčový a strategický význam. Tak prečo to nevyužiť aj vo vašej firme? Zistite o SAP Ariba a jej výhodách viac.