Informácia o spracovaní osobných údajov

Verzia: 4 · Dátum: 3. 3. 2025

Prečítajte si, prosím, nižšie uvedené informácie o spracúvaní osobných údajov, ktoré sme koncipovali formou otázok, a to tak, aby tieto informácie boli pre Vás čo najprehľadnejšie a praktické.

1. Kto je prevádzkovateľom Vašich osobných údajov?

Prevádzkovateľom osobných údajov je spoločnosť SYNCHRONIX, a.s., so sídlom Kalinčiakova 33, 831 04 Bratislava, IČO: 31 605 052, zapísaná v obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Sa, vložka č. 4696/B (ďalej len „SYNCHRONIX“).

Všetky otázky alebo žiadosti týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov v spoločnosti SYNCHRONIX môžete zasielať na e-mailovú adresu privacy@synchronix.sk alebo poštou na adresu SYNCHRONIX, a.s., Kalinčiakova 33, 831 04 Bratislava.

2. Čo je to spracúvanie osobných údajov a aké pojmy sú so spracúvaním spojené?

Úvodom by sme Vás radi oboznámili so základnými pojmami, ktoré sú uvedené v tomto dokumente a ktoré Vám pomôžu lepšie tomuto dokumentu porozumieť. Ide o pojmy, ktoré sú definované v príslušných právnych predpisoch, pričom sa ich snažíme pre Vás „preložiť“ do prístupnejšej a zrozumiteľnejšej podoby:

osobný údaj – akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, napríklad meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, telefónne číslo, emailová adresa, IP adresa a pod.,
dotknutá osoba – fyzická osoba, ku ktorej sa osobné údaje vzťahujú,
spracúvanie osobných údajov – činnosť, ktorú prevádzkovateľ alebo sprostredkovateľ vykonáva s osobnými údajmi,
prevádzkovateľ – fyzická osoba alebo právnická osoba, ktorá určuje účel a prostriedky spracúvania osobných údajov; spracúvaním môže prevádzkovateľ poveriť sprostredkovateľa,
sprostredkovateľ – fyzická osoba alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorý spracúva osobné údaje pre sprostredkovateľa v jeho mene,
účel – dôvod, prečo prevádzkovateľ spracúva osobné údaje,
osobitné kategórie osobných údajov – citlivý osobný údaj, ktorý má špecifický charakter, ako napr. údaje o zdravotnom stave alebo biometrický údaj umožňujúci identifikáciu osoby,
oprávnený záujem – záujem prevádzkovateľa alebo aj iného subjektu, z ktorého vyplýva potreba spracúvania osobných údajov, ak prevažuje nad záujmami dotknutej osoby, napríklad keď je dotknutá osoba klientom prevádzkovateľa,
profilovanie – akékoľvek automatické spracúvanie osobných údajov, ktoré je používané s cieľom vyhodnotiť konkrétne osobné podmienky, napríklad potreba krytia individuálnych rizík,
cookies – sú malé dátové súbory, ktoré sa ukladajú do špeciálnej schránky prehliadača v počítači užívateľa a sú nevyhnutné pre niektoré funkcie webových stránok ako je napríklad prihlasovanie a často sa využívajú aj na sledovanie správania používateľov na webe, ich využívanie je možné zakázať vo väčšine internetových prehliadačov.

3. Aké osobné údaje spracúvame?

Spracúvame iba také osobné údaje, aby sme mohli zabezpečiť riadny chod spoločnosti s cieľom poskytovať kvalitné služby zákazníkom, vytvoriť prijateľné pracovné prostredie pre zamestnancov, aby sme dodržali naše zákonné povinnosti, a tiež aby sme chránili naše oprávnené záujmy.

Zhromažďujeme osobné údaje o našich zamestnancoch, o uchádzačoch o zamestnanie, ktorí nám dali súhlas na spracovanie ich osobných údajov, o našich externých spolupracovníkoch a pod.

Spracúvame najmä údaje sumarizované v nasledujúcich kategóriách:

Údaje zamestnancov

Základné identifikačné údaje zamestnanca sú súčasťou každej pracovnej zmluvy, ktorú s nami zamestnanec uzatvára. Patrí medzi ne napríklad meno a priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa bydliska, číslo preukazu totožnosti (občiansky preukaz vrátane fotografie), štátna príslušnosť, národnosť, podpis, rodinný stav, údaje súvisiace s výkonom práce, údaje o pracovnej praxi, získaných certifikátoch a absolvovaných školeniach a pod. Legislatíva vyžaduje v určitých agendách spracovávať aj údaje o rodinných príslušníkoch zamestnanca – o manželovi alebo manželke zamestnanca, deťoch, rodičoch detí v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa.

Údaje uchádzačov o zamestnanie

Spracovávame aj identifikačné, kontaktné a pre posúdenie vhodnosti uchádzača relevantné údaje ako napríklad meno a priezvisko, dátum narodenia, adresa bydliska, číslo preukazu totožnosti, štátna príslušnosť, národnosť, podpis a údaje o pracovnej praxi, o participácii na projektoch, o odborných znalostiach a získaných certifikátoch. Podrobný rozsah poskytnutých údajov určuje sám uchádzač v svojom CV.

Údaje externých spolupracovníkov

O externých spolupracovníkoch spracúvame len základné údaje, ako je napríklad meno, priezvisko, emailová adresa, telefónny kontakt, podpis, kmeňový zamestnávateľ.

Obrazový záznam zamestnancov a návštevníkov priestorov spoločnosti

Ide o záznam z kamerového systému z vybraných a adekvátne označených priestoroch spoločnosti.

Informácie o využívaní IT prostriedkov spoločnosti zamestnancami

Medzi tieto informácie patria predovšetkým informácie z log súborov, najmä údaje o účte pracovníka v doméne, o pridelenej IP adrese, dátum a čas prihlasovania príp. iných činností na IT prostriedku, o využívaní emailov alebo internetu a pod.

Údaje zamestnancov dodávateľov alebo odberateľov a prijímateľov a odosielateľov pošty

Spracovávame údaje zamestnancov dodávateľov, ktoré sú uvedené na účtovných dokladoch ako je meno a priezvisko, príp. kontakt na zamestnanca dodávateľa, ktorý vystavil faktúru, údaje o prijímateľoch a odosielateľoch pošty.

Údaje záujemcov informácie o spoločnosti poslané cez web stránku prevádzkovateľa

Spracovávame kontaktné údaje záujemcu o informácie, o ktoré dotknutá osoba požiadala prostredníctvom formulára na webstránke spoločnosti.

4. Prečo spracúvame Vaše údaje a na aké účely?

Pre lepšie pochopenie, na aké účely Vaše osobné údaje používame, sme ich spracúvanie rozdelili na dve časti:

Spracúvanie bez potreby Vášho súhlasu

Spracúvanie na základe čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – plnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa

SYNCHRONIX spracúva osobné údaje zamestnancov pre účely plnenia povinností zamestnávateľa vyplývajúcich z pracovného pomeru, a v rozsahu, ktorý vyžadujú príslušné zákony (napr. zákonník práce, zákon o zdravotnom poistení, zákon o sociálnom poistení, zákon o dani z príjmov a ďalšie).

Ďalšou skupinou spracovávaných osobných údajov sú údaje, ktoré spracovávame v menšom rozsahu a ktorých spracovanie vyžaduje legislatíva (ide napr. údaje zamestnancov dodávateľov uvedené na faktúrach, údaje odosielateľov a prijímateľov pošty, a pod.). Tieto údaje sú uchovávané v účtovnej agende a v registratúrnom denníku.

Spracúvame osobné údaje vhodných uchádzačov o zamestnanie počas procesu výberu. V takom prípade sú spracovávané osobné údaje v rozsahu, v ktorom boli poskytnuté uchádzačom v CV. Právnym základom pre toto spracúvanie sú predzmluvné vzťahy podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR.

Spracúvanie na základe čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem prevádzkovateľa

Mimo zákonom vyžadovaných údajov spracúvame aj niektoré údaje, ktoré poskytne buď sama osoba, alebo údaje, ktoré sú získané automatizovane pri používaní prostriedkov výpočtovej techniky (napr. IP adresa, dátum a čas prihlásenia a odhlásenia, záznam z kamerového systému, zoznam kontaktov v adresári elektronickej pošty a pod.), a ktoré spracúvame z dôvodu oprávneného záujmu pre SYNCHRONIX.

Spracúvanie na základe čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – zmluvné a predzmluvné vzťahy

Spracúvame aj údaje o osobách, ktoré prejavili záujem stať sa zamestnancom prevádzkovateľa na základe výberového konania organizovaného prevádzkovateľom ako potenciálnym zamestnávateľom pre konkrétnu pracovnú pozíciu.

Spracúvanie na základe súhlasu dotknutej osoby – čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR

Spracovanie na účel umožnenia účasti spoločnosti na verejných súťažiach

Pri verejných súťažiach je často vyžadované poskytnutie informácií o odbornosti zamestnancov – garantov pre súťažený projekt či službu. Pre tento účel spracúvame a poskytujeme údaje o predchádzajúcej pracovnej praxi zamestnanca, o jeho odborných vedomostiach a certifikátoch. Rozsah poskytnutých údajov určuje sám zamestnanec pri príprave podkladov (podobne ako je to v prípade údajov v CV). Získané certifikáty sú so súhlasom dotknutých osôb vystavené aj v zasadacích priestoroch spoločnosti.

Spracovanie na účel efektívnejšej komunikácie medzi zamestnancami

Fotografia zamestnanca použitá v systéme elektronickej pošty a na intranete za účelom lepšej komunikácie medzi zamestnancami.

Súhlas so spracovaním osobných údajov, ktorý ste nám poskytli, môžete kedykoľvek odvolať, a to buď telefonicky, e-mailom na adresu privacy@synchronix.sk alebo písomne na korešpondenčnej adrese SYNCHRONIX.

5. Aké máme oprávnené záujmy pre spracúvanie osobných údajov?

Medzi oprávnené záujmy spoločnosti SYNCHRONIX, ktoré využívame ako právny základ pre spracúvanie určitej skupiny osobných údajov, patria:

zabezpečenie ochrany majetku a zdravia zamestnancov a návštevníkov kancelárskych priestorov,
zabezpečenie kybernetickej bezpečnosti informačných systémov,
zabezpečenie mlčanlivosti externých spolupracovníkov,
evidencia údajov používateľov autoparku.

6. Aké subjekty majú prístup k Vašim osobným údajom?

Pri spracúvaní Vašich osobných údajov využívame aj služby preverených a zmluvne zaviazaných externých dodávateľov, ktorí nám pomáhajú spracúvať a chrániť Vaše osobné údaje. Ide o tzv. príjemcov a sprostredkovateľov, ktorí pre našu spoločnosť dodávajú služby (služby účtovníctva, služby BOZP, spracovanie mzdovej agendy), ktoré sú potrebné pre časť spracúvania Vašich osobných údajov na vyššie uvedené účely.

Vaše osobné údaje môžeme poskytovať v nevyhnutne potrebnom rozsahu aj iným subjektom pri plnení našich zákonných povinností v zmysle príslušných právnych predpisov v nevyhnutne potrebnom rozsahu (napr. Sociálna poisťovňa, zdravotné poisťovne, daňové úrady, Úrad práce, sociálnych vecí a rodiny, inšpektoráty práce, SOI, atď.).

7. Aké dlhé obdobie máme uložené Vaše osobné údaje?

Osobné údaje zamestnancov potrebujeme uchovávať počas trvania pracovného pomeru. Po ukončení pracovného pomeru alebo záväzkov z neho vyplývajúcich alebo súvisiacich s ním, uchovávame údaje zamestnanca, ktoré vyžaduje legislatíva, na zákonmi určené obdobie.

Osobné údaje uchádzačov o zamestnanie uchovávame po dobu 6 mesiacov od ukončenia výberového konania. Osobné údaje externých spolupracovníkov uchovávame po dobu 10 rokov od podpisu záväzku mlčanlivosti. Osobné údaje prijímateľov a odosielateľov pošty uchovávame podľa legislatívnych požiadaviek na systém registratúry.

Osobné údaje získavané automatizovane (napr. monitorovaním používania IT prostriedkov) sú uchovávané po dobu najviac 1 roka. Osobné údaje v kamerovom systéme sú uchovávané 1 týždeň.

8. Aké máte práva v súvislosti so spracúvaním osobných údajov?

Máte právo kedykoľvek sa obrátiť na SYNCHRONIX a na osobu, ktorá je v našej spoločnosti zodpovedná za ochranu osobných údajov a požadovať informácie a prístup k spracúvaniu osobných údajov. Ďalej máte právo na výmaz, právo na opravu nepresných alebo neúplných osobných údajov, právo na obmedzenie spracovávania, uplatnenie námietky proti profilovaniu a automatizovanému rozhodovaniu a na prenositeľnosť údajov. Práva môžete uplatniť na nižšie uvedených kontaktoch SYNCHRONIX. S prípadnou sťažnosťou sa môžete obrátiť aj na úrad na ochranu osobných údajov.

9. Kontakty

Prosíme Vás o zdieľanie týchto informácií aj s ďalšími osobami, ktorých osobné údaje ste poskytli SYNCHRONIX-u (napr. údaje rodinných príslušníkov).

Ak by ste mali k informáciám o spracúvaní osobných údajov akékoľvek otázky či pripomienky, neváhajte sa, prosím, obrátiť na SYNCHRONIX na tel: +421 238 100 014, e-mailovú adresu privacy@synchronix.sk alebo priamo písomne na SYNCHRONIX, a.s., Kalinčiakova 33, 831 04 Bratislava.